ISO 14001:2015 – Συχνές Ερωτήσεις

Το νέο πρότυπο ISO 14001:2015 δημοσιεύτηκε το Σεπτέμβριο του 2015.

Ποιές είναι οι κύριες αλλαγές που προκύπτουν στο ISO 14001:2015 από την εφαρμογή του νέου προτύπου Annex SL;

Το Annex SL καθορίζει την κοινή δομή όλων των νέων προτύπων,  και εφαρμόζει τη χρήση μιας κοινής διατύπωσης και  κοινών ορισμών που θα χρησιμοποιούνται από δω και πέρα σε όλα τα διεθνή πρότυπα διευκολύνοντας έτσι την εναρμόνιση όλων των συστημάτων διαχείρισης μιας εταιρείας. Έτσι οι αλλαγές είναι σχετικά συγγενείς με αυτές του προτύπου ISO 9001:2015. Επίσης το η νέα κοινή δομή Annex SL ενθαρρύνει και υποστηρίζει την ενσωμάτωση του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης στην επιχειρησιακή στρατηγική της εταιρείας ενώ ενδυναμώνει το πνεύμα της ηγεσίας και καθοδήγησης του δυναμικού της από την ανώτατη διοίκηση. Μια άλλη χαρακτηριστική, αν και μικρή, αλλαγή είναι η χρήση του όρου «τεκμηριωμένη πληροφορία» που αντικαθιστά τους όρους των διαδικασιών, των εγγράφων και των αρχείων.

Ποιές είναι οι αλλαγές που προτάθηκαν από την Τεχνική Επιτροπή του Διεθνούς Οργανισμού Τυποποίησης (ISO Technical Committee);

Οι περισσότερες αλλαγές που προτάθηκαν από την Τεχνική Επιτροπή του Διεθνούς Οργανισμού Τυποποίησης στοχεύουν στη βελτίωση των μηχανισμών προστασίας του περιβάλλοντος  μέσω της εφαρμογής του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης.

Για το λόγο αυτό η περιβαλλοντική πολιτική αναδιατυπώθηκε για να περιλάβει τη δέσμευση της διοίκησης για την προστασία του περιβάλλοντος.

Έτσι οι εταιρείες ενδιαφέρονται τώρα όχι μόνο για την πρόληψη της ρύπανσης από τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες τους αλλά προσπαθούν συνολικά να προστατέψουν το περιβάλλον, εξασφαλίζοντας ταυτόχρονα και την συμμόρφωση με την περιβαλλοντική νομοθεσία.

Άλλωστε το νέο πρότυπο εισάγει και την έννοια του κύκλου ζωής των προϊόντων ή των υπηρεσιών και απαιτεί την αναγνώριση των πιθανών επιπτώσεων τους καθ’όλη τη διάρκεια της «ζωής» τους.

Αυτό συνεπάγεται ότι θα πρέπει να αναγνωρίσουν και τις πιθανές περιβαλλοντικές επιπτώσεις των υπεργολάβων και των προμηθευτών τους. Μέσα από αυτή την οπτική γωνία γίνεται και ο διαχωρισμός των επιπτώσεων που μια εταιρεία μπορεί να ελέγξει ή να επηρεάσει μέσω του συστήματος. 

Η επεξεργασία για την απομάκρυνση των προϊόντων από την αγορά ή από τον καταναλωτή μετά το τέλος του κύκλου ζωής τους και η τελική τους διάθεση πρέπει επίσης να λαμβάνονται υπόψη. Εάν η εταιρεία σχεδιάζει νέα προϊόντα ή / και υπηρεσίες θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη της τον κύκλο ζωής των προϊόντων της ή των υπηρεσιών της ώστε να εξασφαλίζει ότι αυτά δεν θα επιβαρύνουν το περιβάλλον.

Παρόλο που οι απαιτήσεις για εσωτερική και εξωτερική επικοινωνία είχαν διατυπωθεί και στο πρότυπο του 2004, τώρα θα πρέπει να καταστήσουν πιο σαφές τι, σε ποιόν και πως έχουν ανάγκη να κοινοποιήσουν τις περιβαλλοντικές τους επιδόσεις.

Μια μικρή αλλαγή αφορά τον κύκλο συνεχούς βελτίωσης ο οποίος βελτιώθηκε προκειμένου να αντικατοπτρίζει τη δομή των νέων προτύπων με τις 10 παραγράφους.

Ποιές είναι οι πρώτες κινήσεις που μια πιστοποιημένη κατά ISO 14001:2004 εταιρεία πρέπει να κάνει;

Η πρώτη δουλειά που πρέπει να γίνει είναι η αναγνώριση των ελλείψεων που υπάρχουν στο σύστημά μας σε σχέση με τις νέες απαιτήσεις ή ο καθορισμός του ποσοστού στο οποίο καλύπτετε τις νέες απαιτήσεις. Αυτό μπορεί να υλοποιηθεί με τη βοήθεια των επιθεωρητών της LRQA οι οποίοι θα καθορίσουν και τις πιθανές ανάγκες σε εκπαίδευση.

Τι επιπτώσεις έχει το νέο πρότυπο σε ότι αφορά την αναγνώριση των ενδιαφερομένων μερών (Interested Parties)

Το Annex SL εισάγει μια νέα απαίτηση σχετικά με το επιχειρησιακό περιβάλλον της εταιρείας (παράγραφος 4) όπου ουσιαστικά ζητάει την αναγνώριση, από την εταιρεία, των εξωτερικών και εσωτερικών ενδιαφερομένων μερών (συνεργατών, πελατών, εργαζομένων, κτλ). Η διαδικασία αυτή περιλαμβάνει και τον εντοπισμό των απόψεων τους σχετικά με την περιβαλλοντική επίδοση της εταιρείας σας. Οι απόψεις αυτές θα πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά το σχεδιασμό του συτήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης. Συνεπώς η απαίτηση αυτή καθίσταται σημαντικό κομμάτι των νέων απαιτήσεων.

Πώς η αναθεώρηση του προτύπου θα επηρεάσει τον τρόπο με τον οποίο οι εταιρείες εφαρμόζουν τα συστήματα διαχείρισης;

Επειδή κάποιες αλλαγές είναι κοινές ο οργανισμός θα πρέπει να εξετάσει τις νέες απαιτήσεις τόσο του ISO 14001 όσο και του ISO 9001 ώστε να κινηθεί στη σωστή κατεύθυνση σε ότι αφορά την κάλυψη των νέων απαιτήσεων.

Δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι και το OHSAS 18001 θα αντικατασταθεί (από το διεθνές πρότυπο ISO 45001) το οποίο επίσης θα έχει την ίδια δομή με τα νέα πρότυπα ISO 14001 και 9001.

Τι επίπτωση θα έχει το νέο πρότυπο στις μικρότερες επιχειρήσεις;

Συνήθως τα στελέχη και η διοίκηση των μικρότερων εταιρειών εμπλέκονται στενά με την καθημερινή λειτουργία της εταιρείας τους άρα γνωρίζουν καλύτερα το περιβάλλον της και τους συνεργάτες τους (ενδιαφερόμενα μέρη) καθώς και τις προσδοκίες τους από το σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης.

Πως οι απαιτήσεις του νέου προτύπου επηρεάζουν τους οργανισμούς και τα χρονοδιαγράμματα μετάβασης από το υφιστάμενο στο νέο πρότυπο;

Αυτό εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το τι έχουν συμπεριλάβει και διαχειρίζονται οι επιχειρήσεις μέσα από το υφιστάμενο σύστημα Περιβαλλοντικής Διαχείρισης τους. Οι επιχειρήσεις οφείλουν να αναπτύξουν ένα σχέδιο μετάβασης το οποίο θα τις οδηγήσει σε μια επιτυχή μετάβαση εντός των χρονοδιαγραμμάτων. Κατά τη διαμόρφωση του πλάνου είναι πολύ σημαντικός ο εντοπισμός των ελλείψεων. Στο σημείο αυτό οι επιχειρήσεις έχουν την επιλογή να ζητήσουν από την LRQA μια επιπρόσθετη «επιθεώρηση εντοπισμού των ελλείψεων» (gap analysis) που θα πραγματοποιηθεί από επιθεωρητές της LRQA, οι οποίοι θα καθορίσουν την απόσταση του υπάρχοντος συστήματός σε σχέση με τις νέες απαιτήσεις και το πως αυτή μπορεί να καλυφθεί. Κατα την εν λόγω επιθεώρηση, εντοπίζονται επίσης τυχόν ανάγκες εκπαίδευσης στα νέα πρότυπα, στοιχείο επίσης απαραίτητο κατά το σχεδίασμό ενός αποτελεσματικού πλάνου μετάβασης.

Πόσο χρόνο έχουν οι εταιρείες για τη μετάβαση τους στο νέο πρότυπο;

Η περίοδος μετάβασης καθορίστηκε στα τρία χρόνια. Το νέο πρότυπο δημοσιεύτηκε το Σεπτέμβριο του 2015. Άρα οι εταιρείες που εφαρμόζουν ήδη το πρότυπο του 2004 έχουν διορία μέχρι το τέλος Σεπτεμβρίου του 2018 για τη μετάβαση στο νέο πρότυπο.

Αποτελεί επιλογή της εταιρείας η χρονική στιγμή της μετάβασης. Εάν είναι ήδη έτοιμες μπορούν να προχωρήσουν μαζί με το φορέα πιστοποίησης στην άμεση μετάβαση. Αν όμως θεωρούν ότι χρειάζονται χρόνο για την αναβάθμιση του συστήματός τους η μετάβαση μπορεί να γίνει σε οποιαδήποτε στιγμή εντός του χρονικού πλαισίου της τριετίας.

ISO14001:2015 - Συμβουλές για επιτυχημένη μετάβαση από την LRQA

  • Ξεκινήστε εστιάζοντας στις νέες και στις αναθεωρημένες απαιτήσεις! Το πιο πιθανό είναι ότι εκεί θα υπάρχουν κενά ως προς την εφαρμογή, άρα το πρόγραμμα μετάβασης θα πρέπει να ξεκινάει από αυτές. Βεβαιωθείτε ότι ο υπεύθυνος περιβαλλοντικής διαχείρισης και οι εσωτερικοί επιθεωρητές έχουν κατανοήσει τις αλλαγές στο σχεδιασμό, τη δομή και τη λειτουργία του συστήματος που προκύπτουν από την εφαρμογή του νέας δομής που υπαγορεύει η Annex SL.
  • Καθορίστε το πλάνο μετάβασης εξασφαλίζοντας την έμπρακτη συμμετοχή της διοίκησης σε όλες τις φάσεις.
Η LRQA όντας μέλος του Ανεξάρτητου Διεθνούς Οργανισμού Πιστοποίησης (Independent International Organisation for Certification  - IIOC) συμμετέχει σε όλες τις τεχνικές επιτροπές του ISO διαμορφώνοντας τη δομή των προτύπων. Έτσι όχι μόνο γνωρίζουμε τις απαιτήσεις τους αλλά κατανοούμε το πως θα εφαρμοστούν και ποιές θα είναι οι επιπτώσεις τους στη λειτουργία στην κάθε επιχείρηση. Συνεργασία με την LRQA σημαίνει πλήρη κατανόηση των αλλαγών, τον εντοπισμό των ελλείψεων σε σχέση με τις νέες απαιτήσεις και παροχή εξειδικευμένης εκπαίδευσης ανάλογα με τις ανάγκες της κάθε εταιρείας.