ISO 9001: 2015 Συχνές ερωτήσεις

Το ISO 9001:2015, εκδόθηκε τον Σεπτέμβριο του 2015. Μάθετε τις απαντήσεις σε συνήθεις ερωτήσεις που θα σας βοηθήσουν να προετοιμαστείτε για τη μετάβαση στο πρότυπο ISO 9001:2015.

Ποιά είναι η πρώτη κίνηση που πρέπει να κάνει μια πιστοποιημένη εταιρεία;

Πρώτον, ξεκινήστε με την απόκτηση ενός αντιγράφου του Προτύπου.

Η εισαγωγή του παραρτήματος SL, η οποία θεσπίζει μια κοινή δομή με 10 παραγράφους, καθώς και κοινή ορολογία και ορισμούς που θα ισχύουν πλέον για όλα τα πρότυπα των Συστημάτων Διαχείρισης ISO (MSS), είναι η μεγαλύτερη αλλαγή στη δομή του προτύπου ISO 9001:2015.

Εξετάστε αν και πώς ο οργανισμός σας διαχειρίζεται ήδη τις νέες και σημαντικά τροποποιημένες περιοχές και πώς αυτό σχετίζεται με την ποιότητα ή το ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης.

Δημιουργήστε ένα πλάνο και χρονοδιάγραμμα για το πότε και πώς θα επανεξετάσετε το σύστημα διαχείρισης σας για να αποκτήσετε μια ολοκληρωμένη εικόνα για το πόσο καλά σχετίζεται με τις νέες απαιτήσεις. 

Εντοπίστε τυχόν ελλείψεις στο σύστημά σας και προσδιορίστε τι και πόσος χρόνος απαιτείται για να τις καλύψετε. 

Σκεφτείτε ποιά θα είναι η απαραίτητη εκπαίδευση για τον εαυτό σας και τα στελέχη σας που συμμετέχουν στο σύστημα διαχείρισης και για το πώς οι γνώσεις και οι δεξιότητές τους μπορούν να αναπτυχθούν για να βοηθήσουν τον οργανισμό σας μέσω των αλλαγών.

Ποιός μέσα στον οργανισμό χρειάζεται να γνωρίζει τις αναθεωρημένες προσδοκίες του προτύπου ISO 9001

ISO 9001:2015 Ποιός πρέπει να το γνωρίζει;

Εντός του οργανισμού σας, αρκετοί βασικοί ρόλοι θα πρέπει να γνωρίζουν και να κατανοούν τις αναθεωρήσεις του ISO 9001:

  • Παρά την εξάλειψη της απαίτησης για εκπρόσωπο της διοίκησης, οι ευθύνες εξακολουθούν να παραμένουν και μπορεί να ανατεθούν από τη Διοίκηση στο συντονιστή του Συστήματος.
  • Η ανώτατη Διοίκηση πρέπει να κατανοήσει και να συμμετάσχει στη λειτουργία του συστήματος δίνοντας κατευθύνσεις και στόχους για τους εργαζόμενους με βάση τις αναθεωρημένες απαιτήσεις του νέου προτύπου.
  • Οι υπεύθυνοι των τμημάτων πρέπει να κατανοήσουν τις υποχρεώσεις τους για τη διαχείριση των διεργασιών που λαμβάνουν χώρα στον τομέα ευθύνης τους και για την παρακολούθηση των σχετικών δεικτών παρακολούθησης της επίδοσής τους.
  • Οι Εσωτερικές ομάδες Διαχείρισης, οι υπεύθυνοι υλοποίησης του προγράμματος επιθεωρήσεων και οι εσωτερικοί επιθεωρητές πρέπει να εξασφαλίσουν την κατανόηση των ειδικών απαιτήσεων γύρω από το επιχειρησιακό περιβάλλον, την ηγεσία και τις επιδόσεις.

Ποιές είναι οι νέες απαιτήσεις και ποιές οι τροποποιημένες του ISO 9001:2015;

Η πρώτη μεγάλη αλλαγή είναι η νέα δομή του προτύπου με 10 παραγράφους αντί των 8 που ισχύουν σήμερα. Αυτό οφείλεται στο νέο πρότυπο - Annex SL – που απαιτεί μια νέα κοινή δομή, κοινά κείμενα και  κοινούς ορισμούς  για όλα τα διεθνή πρότυπα. 

Οι άλλες αλλαγές είναι:

α) Αναγνώριση του επιχειρησιακού περιβάλλοντος της εταιρείας (παράγραφος 4)

β) Γνώση (know how) - (παράγραφος 4)

γ) Έλεγχος των παρεχομένων προϊόντων και υπηρεσιών από εξωτερικούς συνεργάτες (παράγραφος 8)

δ) Αναγνώριση και ανάλυση των επιχειρηματικών κινδύνων (παράγραφος 6)

Πλην των αλλαγών έγιναν και κάποιες αναθεωρήσεις ή προστέθηκαν πληροφορίες σε απαιτήσεις, όπως:

α) Μεγαλύτερη έμφαση στη συμμετοχή της διοίκησης στο σύστημα διαχείρισης (παράγραφος 5)

β) Διαχείριση αλλαγών (παράγραφος 6.3)

γ) Μετονομασία των εγγράφων και των καταγραφών σε τεκμηριωμένη πληροφορία (παράγραφος 7.5)

δ) Ανάλυση και αξιολόγηση της επίδοσης (παράγραφος 9)

ε) Πρόσθετες απαιτήσεις για την ανασκόπηση από τη διοίκηση (παράγραφος 9)

στ) Έμφαση στη διεργασιακή προσέγγιση (παράγραφος 4.4)

Τι θα συμβουλεύατε μια εταιρεία με ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης;

Το ISO 14001:2015 έχει επίσης δημοσιευτεί και έχει ως βάση το Annex SL, με το ίδιο βασικό κείμενο και την ίδια δομή με το ISO 9001:2015. Έτσι κάθε ενέργεια ή αλλαγή που κάνετε στην προετοιμασία για τη μετάβαση στο ISO 9001:2015 θα σας βοηθήσει και στη μετάβαση στο νέο πρότυπο ISO 14001.

Το ίδιο θα ισχύσει στο μέλλον για οποιοδήποτε νέο ή αναθεωρημένο πρότυπο που οφείλει να έχει τη νέα ενιαία δομή Annex SL. Παραδείγματος χάριν όταν το πρότυπο ISO 45001 (το νέο πρότυπο ISO για την Υγεία και Ασφάλεια στην Εργασία που θα αντικαταστήσει το πρότυπο OHSAS 18001) εκδοθεί, θα έχει επίσης την ίδια δομή, κοινό κείμενο και ορολογία με το ISO 9001:2015 και το ISO 14001:2015. 

Με μια ματιά, το Annex SL κάνει πολύ πιο εύκολη τη 'συρραφή' των συστημάτων διαχείρισης σε ένα ενίαιο σύστημα. Οι οργανισμοί, και κατ'επέκταση οι πελάτες τους, επωφελούνται σημαντικά καθώς αφενός θα μιλούν πλέον μια κοινή γλώσσα και αφετέρου θα μπορούν να κατανοήσουν και να εκτιμήσουν την αξία των διαφόρων συστημάτων διαχείρισης όπως αυτά απορρέουν από ένα πραγματικά ολοκληρωμένο και λειτουργικό σύστημα διαχείρισης.

Είναι αργά για να μιλήσουμε για εκπαίδευση στις απαιτήσεις του νέου προτύπου;

Δεν είναι ποτέ αργά για να κατανοήσετε τα θέματα που θα κάνουν το σύστημα διαχείρισης σας πιο αποτελεσματικό και θα παρέχουν ακόμη μεγαλύτερο όφελος για τον οργανισμό σας. Η αναθεώρηση του προτύπου ISO 9001 εναρμονίζει τις απαιτήσεις του με τις ορθές πρακτικές διαχείρισης και την επιχειρησιακή στρατηγική της εταιρείας σας.

Πολλά έχουν αλλάξει μέσα σε 15 χρόνια από την τελευταία σημαντική αναθεώρηση του προτύπου ISO 9001. Αυτό είχε σαν αποτέλεσμα πολλοί οργανισμοί να έχουν ήδη προχωρήσει πέρα από τις απαιτήσεις του προτύπου ISO 9001: 2008, λόγω της οργάνωσής τους και των απαιτήσεων των ενδιαφερομένων μερών που περίμενουν περισσότερα.

Έτσι, η εκπαίδευση για την κατανόηση της νέας επιχειρησιακής κατεύθυνσης και των νέων θεμάτων που εισήχθησαν στο ISO 9001: 2015 είναι επωφελής τόσο για το εκπαιδευόμενο άτομο όσο και για την εταιρεία. 

Ποιοί πραγματικά είναι οι ενδιαφερόμενοι (ή ενδιαφερόμενα μέρη) για τις μεγάλες και μεσαίες επιχειρήσεις για το νέο πρότυπο ISO 9001

Ο πιο σημαντικός (εσωτερικός) ενδιαφερόμενος είναι η διοίκηση της εταιρερίας. Το ISO 9001:2015 απαιτεί μεγαλύτερη κατανόηση του επιχειρησιακού περιβάλλοντος, την αντιμετώπιση των επιχειρηματικών κινδύνων και την καλή καθοδήγηση των εργαζομένων καθιστώντας σαφέστερη τη σύνδεση μεταξύ του συστήματος διαχείρισης και της ποιότητας των προϊόντων / υπηρεσιών.

Δίνεται μεγαλύτερη έμφαση στην άμεση συμμετοχή της διοίκησης στην εποπτεία, στο σχεδιασμό, στη δομή, στην εφαρμογή και στις επιδόσεις του συστήματος διαχείρισης του οργανισμού και στην εξασφάλιση ότι το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας (ΣΔΠ) αποτελεί αναπόσπαστο μέρος των επιχειρηματικών διαδικασιών του οργανισμού.

Όταν όλα τα παραπάνω γίνουν σωστά, το ΣΔΠ παρέχει ένα πολύτιμο εργαλείο για την ανώτατη διοίκηση, η οποία με τη σείρα της καλείται να ανταποκριθεί στις ευθύνες της για εσωτερική διακυβέρνηση και έλεγχο της εταιρείας. Το ΣΔΠ αποτελεί επίσης μια εξαιρετική πηγή πληροφοριών απόδοσης της εταιρείας που βοηθούν στη λήψη αντικειμενικών αποφάσεων.

Ποιές είναι οι πιθανές επιπτώσεις από τις αλλαγές στις μικρές επιχειρήσεις;

Για τις μικρότερες επιχειρήσεις, όλες οι νέες και οι αναθεωρημένες απαιτήσεις ισχύουν εξ ίσου. Η προσαρμόσιμη, σε όλες τις εταιρείες, φύση του προτύπου ISO 9001:2015 επιτρέπει μια προσέγγιση τέτοια που ο βαθμός της εφαρμογής και της επισημότητας του συστήματος διαχείρισης να είναι κατάλληλος για το λειτουργικό περιβάλλον του οργανισμού. Για να το θέσουμε απλά, ένας οργανισμός δεν θα πρέπει να κάνει περισσότερα από ό, τι χρειάζεται για να ικανοποιήσει τον πελάτη του και για να εξασφαλίσει τη συμμόρφωση του προϊόντος / υπηρεσίας του με τις νομοθετικές απαιτήσεις, και αυτό θα πρέπει να επιτυγχάνεται μέσω της εφαρμογής του συστήματος διαχείρισης βάση του προτύπου ISO 9001.

Η προσέγγιση σε ένα σύστημα διαχείρισης ποικίλει περισσότερο στις μικρές επιχειρήσεις. Ωστόσο, η πρόθεση και τα αναμενόμενα αποτελέσματα παραμένουν τα ίδια δηλαδή η συμμόρφωση με τις απαιτήσεις του πελάτη και της νομοθεσίας.

Η αναθεώρηση του προτύπου θα επηρεάσει με τον ίδιο τρόπο όλους τους οργανισμούς ανεξαρτήτως μεγέθους και δομής;

Οι πιθανές επιπτώσεις από την αναθεώρηση του ISO 9001 σε μία επιχείρηση εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από την οργάνωση και τη δομή του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας (ΣΔΠ) στην επιχείρηση.

Παράγοντες όπως η ωριμότητα και η πολυπλοκότητα του υφιστάμενου ΣΔΠ, η ύπαρξη άλλων συστημάτων διαχείρισης (όπως Σύστημα Περιβαλλoντικής Διαχείρισης κατά ISO 14001 ή Σύστημα Διαχείρισης Υγείας & Ασφάλειας κατά OHSAS 18001) και η υπάρχουσα αξιολόγηση των επιχειρηματικών κινδύνων και διαχείριση τους, καθορίζουν σε μεγάλο βαθμό τις αλλαγές που θα πρέπει να κάνει ένας οργανισμός προκειμένου να ανταποκριθεί στις νέες απαιτήσεις του προτύπου ISO 9001:2015.

Πόσο χρόνο έχουν οι εταιρείες για τη μετάβασή τους στο νέο πρότυπο;

Ο διεθνής οργανισμός ISO προβλέπει ότι οι επιχειρήσεις έχουν τρία έτη από τη δημοσίευση του προτύπου για να ολοκληρώσουν τη μετάβαση στο νέο πρότυπο. Το νέο ISO 9001:2015 δημοσιεύτηκε το Σεπτέμβριο του 2015. Άρα οι εταιρείες που εφαρμόζουν ήδη το πρότυπο του 2008 έχουν διορία μέχρι τα μέσα Σεπτεμβρίου του 2018 για τη μετάβαση στο νέο πρότυπο.

Αποτελεί επιλογή της εταιρείας η χρονική στιγμή της μετάβασης, καθώς αυτή μπορεί να γίνει σε οποιαδήποτε στιγμή εντός του χρονικού πλαισίου της τριετίας.

Πολλές εταιρείες θα επιλέξουν τον επόμενο κύκλο πιστοποίησης. Αρκετές ωστόσο είναι και οι εταιρείες που επιθυμούν να μεταβούν στη νέα έκδοση άμεσα, εκμεταλλευόμενες κατά αυτόν τον τρόπο την αυξημένη λειτουργικότητας του νέου προτύπου ISO 9001:2015 αλλά και επιδεικνύοντας σε πελάτες και λοιπά ενδιαφερόμενα μέρη, τη σαφή δέσμευση τους για βέλτιστες πρακτικές.

Θα σας βοηθήσει σημαντικά να ξεκινήσετε το σχεδιασμό της μετάβασης το νωρίτερο, συμπεριλαμβανομένου του καθορισμού και της ημερομηνίας μετάβασης, καθώς έτσι θα έχετε τη δυνατότητα να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τη μετάβαση στο δικό σας ρυθμό.

ISO9001:2015 - Συμβουλές για επιτυχημένη μετάβαση από την LRQA

  • Ξεκινήστε εστιάζοντας στις νέες και στις αναθεωρημένες απαιτήσεις! Το πιο πιθανό είναι ότι εκεί θα υπάρχουν κενά ως προς την εφαρμογή, άρα το πρόγραμμα μετάβασης θα πρέπει να ξεκινάει από αυτές. Βεβαιωθείτε ότι ο υπεύθυνος διαχείρισης ποιότητας και οι εσωτερικοί επιθεωρητές έχουν κατανοήσει τις αλλαγές στο σχεδιασμό, τη δομή και τη λειτουργία του συστήματος που προκύπτουν από την εφαρμογή του νέας δομής που υπαγορεύει η Annex SL. 
  • Καθορίστε το πλάνο μετάβασης εξασφαλίζοντας την έμπρακτη συμμετοχή της διοίκησης σε όλες τις φάσεις. 
Η LRQA όντας μέλος του Ανεξάρτητου Διεθνούς Οργανισμού Πιστοποίησης (Independent International Organisation for Certification  - IIOC) συμμετέχει σε όλες τις τεχνικές επιτροπές του ISO διαμορφώνοντας τη δομή των προτύπων. Έτσι όχι μόνο γνωρίζουμε τις απαιτήσεις τους αλλά κατανοούμε το πως θα εφαρμοστούν και ποιές θα είναι οι επιπτώσεις τους στη λειτουργία στην κάθε επιχείρηση. Συνεργασία με την LRQA σημαίνει πλήρη κατανόηση των αλλαγών, τον εντοπισμό των ελλείψεων σε σχέση με τις νέες απαιτήσεις και παροχή εξειδικευμένης εκπαίδευσης ανάλογα με τις ανάγκες της κάθε εταιρείας.